Kdo je návštěvní a kdo navštívená osoba
Kde agendu najdete
Jak se orientovat v seznamu návštěv
Jak naplánovat novou návštěvu (průvodce v 5 krocích)
Stavy návštěvy a schvalování
Jak návštěvu upravit nebo smazat
Detail návštěvy
Návštěvy v kalendáři
Co webová aplikace nepokrývá (recepce a odbavení)
Dva klíčové pojmy agendy se liší jediným písmenem, proto je dobré si je hned na začátku ujasnit:
Návštěvní osoba — ten, kdo přichází (návštěvník, host zvenčí). Patří k ní i návštěvní vozidlo.
Navštívená osoba — ten, ke komu návštěva jde (hostitel, zaměstnanec).
Po otevření agendy se zobrazí přehledová tabulka návštěv za zvolené období. Ve výchozím nastavení obsahuje sloupce Návštěvní osoba (se jménem a firmou), Navštívená osoba, Důvod návštěvy, Poznámka, Vozidla a Rychlé akce. Přes nastavení sloupců lze doplnit další — např. Typ návštěvy, Plánovaný termín, Stav schválení, Schválil či Datum schválení.
Ve sloupci Vozidla je ikona auta — po najetí myší se zobrazí typ, tovární značka, barva a RZ vozidla i přívěsu.
Sloupec Rychlé akce nabízí přímo v řádku tlačítka Schválit a Zamítnout (jen u návštěv čekajících na schválení) a tlačítko Detail.
Kliknutím na řádek se vpravo otevře postranní panel se shrnutím návštěvy: stav, základní informace, návštěvní osoba, vozidla a přívěsy.
Pravé tlačítko myši na řádku otevře kontextovou nabídku: Upravit, Detail návštěvy, Schválit, Zamítnout, Smazat (podle stavu návštěvy a vašich práv).
Období — standardní filtr od–do s výběrem typu období.
Přepínač K mému schválení — „Zobrazí pouze návštěvy čekající na vaše schválení." Při zapnutí se filtr období ignoruje; nastavení přepínače si aplikace pamatuje.
Klikněte na tlačítko Nová návštěva nad seznamem. Otevře se průvodce o pěti krocích; mezi kroky se pohybujete tlačítky Zpět a Další.
Do pole Příjmení a jméno začněte psát jméno návštěvníka. Našeptávač nabízí již evidované návštěvní osoby (pod jménem vidíte firmu, e-mail a telefon). Nenajdete-li ji, zvolte Založit novou osobu. V sekci Poslední návštěvy lze jedním klikem převzít osobu z nedávné návštěvy. Pokračujte tlačítkem Vybrat osobu.
Zkontrolujte či doplňte údaje: Jméno, Příjmení, Firma, Email, Telefon, Pohlaví, Jazyk komunikace, Poznámka. U existující osoby jsou pole kromě Poznámky uzamčena, pokud nemáte právo návštěvní osoby upravovat.
Vyberte Typ návštěvy z číselníku (povinné). Typ určuje chování návštěvy — mj. zda musí být vyplněna navštívená osoba nebo organizační struktura a zda návštěva podléhá schválení. Má-li typ vyplněnou poznámku, zobrazí se pod výběrem jako informace.
Přijede-li návštěva autem, vyplňte RZ (našeptávač nabízí evidovaná vozidla), Tovární značku, Typ (Osobní / Nákladní / Motocykl / Přívěs / Jiné) a Barvu. Tlačítkem Přidat přívěs doplníte stejné údaje pro přívěs — přívěs lze zadat jen k vyplněnému vozidlu. Bez vozidla krok jednoduše přeskočte tlačítkem Další.
Vyplňte údaje o samotné návštěvě:
Pole
Význam
Navštívená osoba | Za kým návštěva jde — předvyplní se vaše jméno. Povinnost určuje typ návštěvy. |
Doprovod | Osoba, která návštěvu po areálu doprovází. |
Organizační struktura | Cílové pracoviště; povinnost určuje typ návštěvy. |
Datum příchodu a Čas příchodu | Plánovaný termín návštěvy. Datum je povinné. |
Důvod návštěvy | Volný text. |
Poznámka | Volný text — jediné pole, které lze upravit i u už probíhající návštěvy. |
Průvodce dokončete tlačítkem Vytvořit návštěvu. Po úspěšném uložení se zobrazí potvrzení „Návštěva byla úspěšně naplánovaná".
Vyžaduje-li to typ návštěvy, musí naplánovanou návštěvu schválit navštívená osoba (případně doprovod). Stav vidíte ve sloupci a štítku Stav schválení:
🟠 Čeká na schválení — výchozí stav po založení návštěvy, zobrazují se možnosti schválění
🟢 Schválená — po akci Schválit.
🔴 Zamítnutá — po akci Zamítnout.
Schválit či zamítnout návštěvu můžete na několika místech:
tlačítky Schválit / Zamítnout ve sloupci Rychlé akce,
z kontextové nabídky řádku nebo z postranního panelu,
v detailu návštěvy,
hromadně — zaškrtněte více řádků a zvolte Schválit / Zamítnout nad seznamem,
odkazem z e-mailové notifikace, který otevře detail rovnou s dialogem schválení či zamítnutí.
V dialogu akce můžete připojit Poznámku — uloží se jako Poznámka schválení. Systém zároveň doplní, kdo a kdy návštěvu schválil.
💡 Tip: Zapněte si filtr K mému schválení — uvidíte jen návštěvy, které čekají na vaše rozhodnutí. Jejich počet ukazuje i červený odznáček u položky menu.
Návštěvu upravíte volbou Upravit (kontextová nabídka, detail). Otevře se stejný průvodce s předvyplněnými údaji a tlačítkem Upravit návštěvu; návštěvní osobu už změnit nelze.
Plánovaná návštěva (návštěvník ještě nedorazil) — lze upravit všechny údaje i návštěvu smazat.
Neplánovaná / probíhající návštěva (příchod už byl zaznamenán) — lze upravit pouze Poznámku; mazání není dostupné. Průvodce to připomene hláškou „Pokud není návštěva plánovaná, lze upravit pouze poznámku návštěvy."
Detail otevřete volbou Detail návštěvy nebo tlačítkem Detail. V hlavičce vidíte jméno návštěvníka, štítek stavu a akční tlačítka Schválit / Zamítnout (u čekajících návštěv), Upravit a Smazat. Záložka Přehled návštěvy obsahuje tři karty:
Základní informace — typ návštěvy, termín, navštívená osoba, doprovod, důvod, stav schválení…
Návštěvní osoba — jméno, firma, kontakty, jazyk komunikace, poznámka.
Vozidla a přívěsy — RZ, tovární značka, typ a barva.
Naplánované návštěvy se zobrazují jako celodenní události v agendě Můj kalendář i v kalendářovém widgetu na dashboardu. Zobrazení zapnete přepínačem Návštěvy („Zobrazí naplánované návštěvy.").
Návštěva čekající na schválení je vykreslena šrafovaně.
Po najetí myší se zobrazí návštěvní osoba, typ návštěvy a stav schválení; kliknutím přejdete do detailu.
