Jak pracovat se seznamem osob a hromadnými akcemi
Jak osobu založit, zkopírovat a upravit její údaje
Co najdete v detailu osoby a jak nastavit zařazení, střediska, jednotky, činnosti a PIN
Jak osobě nastavit přístup – oprávnění, karty, eCard a otisky prstů
Jak přiřadit docházkový předpis a kategorii strávníka
Seznam ukazuje osoby s fotografií nebo iniciálami, osobním číslem, zónou, organizační strukturou, pracovním zařazením a kontakty. Zelená tečka u fotografie znamená, že je osoba právě přítomná. Po najetí myší na fotografii se zobrazí její zvětšenina. Kliknutím na jméno otevřete detail osoby.
Nad seznamem jsou pole Hledat v tabulce, výběr Rozložení (uložené sady sloupců), tlačítko Nová osoba a ikony pro filtrování, možnosti zobrazení a obnovení dat.
Ve filtru vyberete, zda chcete osoby omezit podle Organizační struktury, nebo podle Pracovní jednotky. Zaškrtnutím Včetně nezařazených zobrazíte i osoby bez pracovní jednotky, volbou Včetně archivu i archivované osoby.
Pravým tlačítkem myši na řádek nebo kliknutím na tři tečky na konci řádku otevřete menu s akcemi pro jednu osobu:
Detail osoby – otevře detail.
Upravit – otevře formulář osoby.
Kopie – založí novou osobu podle vybrané (viz Kopie osoby).
Osobní výkaz – přejde do docházky osoby. Je dostupný jen u osoby s platným docházkovým předpisem.
Nastavit přítomnost / Zrušit přítomnost – ručně zapíše nebo zruší přítomnost osoby v zóně. Nabízí se akce podle aktuálního stavu.
Poslední průchody – otevře záložku Přístup → Průchody.
Zablokovat přístup / Odblokovat přístup – zablokuje osobě přístup na všechny snímače a přihlášení do aplikací, nebo blokaci zruší.
Odblokovat po chybném přihlášení – zobrazí se jen u osoby, které se přihlášení zablokovalo po opakovaně chybném hesle. Přístup na snímače neovlivní.
Vytvořit eCard a Poslat pozvánku k aktivaci – mobilní identifikátor Aktion eCard (viz sekce Přístup).
Přidat činnost – v podnabídce vyberete typ činnosti a zapíšete ji osobě.
Historie záznamu – změny údajů osoby v čase.
Smazat – smaže osobu.
Zaškrtněte osoby v prvním sloupci. Nad seznamem se zpřístupní tlačítka pro všechny označené osoby:
Nastavit přítomnost, Zrušit přítomnost
Přidělit karty – postupné přidělení karet z USB čtečky (viz Přidělování karet z USB čtečky).
Vytvořit eCard, v rozbalovací šipce Poslat pozvánku k aktivaci
Zablokovat přístup, v rozbalovací šipce Odblokovat přístup a Odblokovat po chybném přihlášení
Přidat činnost – v rozbalovací šipce vyberete typ činnosti.
Smazat
Hromadná akce běží po jednotlivých osobách a v dialogu vidíte výsledek u každé z nich. Akci spustíte tlačítkem Provést operaci, během zpracování ji můžete Zastavit.
Pokud máte u počítače USB čtečku karet připojenou přes aplikaci Aktion eDevice, můžete karty přidělovat přímo ze seznamu:
Označte osoby, kterým chcete karty přidělit, a klikněte na Přidělit karty.
V okně Nastavení přidělovaných karet zvolte Výchozí technologii, platnost a případně poznámku. Volba Evidenční číslo = osobní číslo převezme do evidenčního čísla karty osobní číslo.
Klikněte na Spustit a přikládejte karty v pořadí osob. Osobu bez karty přeskočíte tlačítkem Přeskočit osobu.
Když kartu na čtečku přiložíte jen tak nad seznamem, aplikace najde a označí jejího držitele. Neznámou kartu nabídne přiřadit vybrané osobě.
Klikněte na Nová osoba.
V okně Vytvořit osobu vyplňte na záložce Základní údaje aspoň povinná pole označená hvězdičkou – typicky Osobní číslo, Příjmení, Pohlaví a Organizační struktura. Dále můžete vyplnit tituly, datum narození, Pracovní zařazení a Poznámku.
Na záložkách Adresa a kontakt, Bankovní údaje a Ostatní doplňte e-mail, telefony, adresu, bankovní spojení nebo přihlašovací jméno.
Klikněte na Vytvořit. Rovnou se otevře detail nové osoby.
Která pole jsou povinná, nastavuje správce systému. Na formuláři se mohou objevit i vlastní pole vaší firmy.
Aplikace hlídá, zda se hodnota nevyskytuje u jiné osoby – typicky osobní číslo. Pole s duplicitou se zvýrazní a pod ním se objeví Duplicitní hodnota:
Oranžové zvýraznění – jde o varování. Při ukládání se zobrazí okno Duplicitní hodnoty, kde záznam můžete Přesto uložit.
Červené zvýraznění – duplicita je zakázaná a záznam nelze uložit, dokud hodnotu nezměníte.
Jestli je duplicita u pole varováním, nebo zákazem, a která pole jsou povinná, nastavuje správce systému.
V kontextovém menu zvolte Kopie. Otevře se okno Vytvořit osobu předvyplněné údaji vybrané osoby, například pohlavím, pracovním zařazením a organizační strukturou. Osobní číslo a jméno zůstanou prázdné. Doplňte je, případně upravte další údaje, a klikněte na Vytvořit.
Oprávnění, identifikátory, předpisy ani kategorie se nekopírují. Nová osoba má typ přístupu Dle nadřazené úrovně, takže přístup převezme z organizační struktury, kterou zkopírovala.
Poznámka pro vás – nekopíruje se: Starý článek uvádí, že nová osoba bude mít „stejná přístupová práva jako její kopie“. To platí jen, když přístup původní osoby vychází z organizační struktury. Vlastní oprávnění, skupina oprávnění ani skupiny snímačů se nekopírují. Ověřeno: Kopie otevře prázdný formulář vytvoření s předvyplněným pohlavím, zařazením a strukturou.
Detail otevřete kliknutím na jméno v seznamu, nebo v kontextovém menu volbou Detail osoby.
V záhlaví jsou šipky pro přechod na předchozí a další osobu seznamu a rozbalovací pole pro rychlé vyhledání jiné osoby. Vpravo je tlačítko Obnovit a menu ⋮ s akcemi: Nový záznam, Kopie, Nastavit/Zrušit přítomnost, Osobní výkaz, Zablokovat/Odblokovat přístup, Přidat činnost, Historie záznamu a Smazat.
Detail má záložky:
Záložka | Obsah |
|---|---|
Přehled | údaje osoby, organizační struktura, pracovní zařazení, střediska, jednotky, činnosti, PIN a dlaždice s přehledy |
Kalendář | osobní kalendář osoby a kalendář kolegů |
Přístup | oprávnění na snímače, identifikátory, biometrie a průchody – viz sekce Přístup |
Docházka | docházkové předpisy a dnešní souhrn |
Stravování | kategorie strávníka, stav konta a objednávky jídel |
Školení | povinná školení a kvalifikační požadavky |
Záložka se zobrazí jen tehdy, když máte licenci na daný modul a oprávnění k údajům.
V horní části je fotografie, jméno a osobní číslo osoby. Zablokovaná osoba má u jména červený štítek Blokace. Vpravo jsou položky Organizační struktura, Pracovní zařazení, Nákladová střediska, Pracovní jednotky, Činnosti a PIN. Kliknutím na hodnotu nebo na Nastavit otevřete okno pro její změnu.
Pod záhlavím jsou karty Základní údaje, Adresa a kontakt, Bankovní údaje a Ostatní. Tlačítkem Upravit údaje otevřete formulář osoby na odpovídající záložce. Vpravo jsou dlaždice s rychlým přehledem:
Přístup – definice přístupu, stav a identifikátory.
Docházka – kolik hodin osoba v měsíci odpracovala z fondu, dnešní směna, akce a pohotovost.
Stravování – zůstatek konta a objednávky na dnes a zítra.
Školení – stav povinných školení.
Tlačítka pod dlaždicemi přepnou na příslušnou záložku. Dlaždice Docházka a Stravování se zobrazí jen u osoby s docházkovým předpisem, respektive s kategorií strávníka.
Klikněte na fotografii (nebo na iniciály) v záhlaví. V okně Nahrát fotku přetáhněte soubor, nebo ho vyberte v počítači, a klikněte na Uložit změny. Fotografie může mít nejvýše 3 MB.
Klikněte na hodnotu u Organizační struktury nebo Pracovního zařazení, vyberte novou hodnotu a změnu uložte. Změna organizační struktury může změnit i přístup osoby, pokud ho přebírá z nadřazené úrovně.
Kliknutím na Nastavit (nebo na již nastavenou hodnotu) otevřete seznam středisek, respektive jednotek osoby. Stejné seznamy jsou i v dolní části záložky Přehled.
Klikněte na Přidat.
Vyberte Nákladové středisko (nebo Pracovní jednotku) a vyplňte Platnost od, u jednotky případně Platnost do.
Klikněte na Přidat.
Přepínač Zobrazit pouze platné skryje záznamy s ukončenou platností. Záznam upravíte nebo odeberete z jeho kontextového menu, případně tlačítkem Odebrat po zaškrtnutí.
Činnosti slouží k evidenci událostí u osoby – například vstupního školení BOZP nebo lékařské prohlídky. Činnost přidáte:
v kontextovém menu osoby v seznamu nebo v menu ⋮ detailu volbou Přidat činnost,
hromadně v seznamu tlačítkem Přidat činnost,
na záložce Přehled v seznamu Činnosti tlačítkem Přidat.
Přepínač Včetně stornovaných zobrazí i stornované činnosti. Činnost zrušíte tlačítkem Stornovat. Podrobnosti popisuje článek Činnosti.
Kliknutím na Nastavit u položky PIN otevřete okno Nastavit PIN. Zadejte čtyřmístný Nový PIN a klikněte na Nastavit nový PIN. Pokud má osoba PIN nastavený, zobrazí se místo něj hvězdičky a v okně je i tlačítko Nastavit prázdný PIN, které PIN smaže.
Záložka obsahuje Osobní kalendář osoby a Kalendář kolegů. Kalendář funguje stejně jako agenda Kalendář, jen plánujete za vybranou osobu – směny, akce, pohotovosti nebo žádosti. Přepínači nad kalendářem zapnete nebo skryjete jednotlivé typy událostí. Postupy popisuje článek Kalendář.
Záložka Přístup shromažďuje vše, co určuje, kam osoba smí a čím se prokazuje: oprávnění na snímače, identifikátory (karty, eCard, vstupní kód), biometrii a průchody. Záložka je dostupná s licencí přístupového systému a s oprávněním k přístupu osoby.
Poznámka pro vás – nekopíruje se: Záložka Přístup je ve verzi 5.3 nová (štítek „Nové“). Navazuje na články Skupiny oprávnění, Skupiny snímačů, Identifikátory, Lokální snímače a Aktion eDevice. Na obrázku se skupinami snímačů jsou názvy testovacích skupin snímačů z DEV přepsané na reálně znějící (Kancelář – 2. patro, Parkoviště, Jídelna, Sklad – rampy). Obrázek posledních průchodů ukazuje podvržená data – testovací osoba žádné průchody neměla. Odpověď API je nahrazená sedmi průchody přes skutečné snímače z její skupiny.
V horní části záložky jsou čtyři dlaždice:
Definice přístupu – jakým typem přístupu se osoba řídí a na kolika snímačích má přístup a docházku.
Přístupové prostředky – počet identifikátorů, otisků prstů a zda je zadán obličej.
Stav přístupu – V pořádku, nebo počet upozornění. Po najetí na otazník se vypíše, co zkontrolovat. Upozorní třeba, když osoba nemá aktivní identifikátor, identifikátoru brzy končí platnost, eCard čeká na aktivaci nebo osoba měla v posledních 7 dnech zamítnutý průchod.
Poslední průchod – čas a snímač posledního průchodu.
Pod dlaždicemi jsou podzáložky Oprávnění, Identifikátory a biometrie, Průchody a Společné průchody.
Na podzáložce Oprávnění určuje pole Typ přístupu, odkud osoba oprávnění bere:
Typ přístupu | Význam |
|---|---|
Dle nadřazené úrovně | Přebírá nastavení nadřazené úrovně organizační struktury. Po přeřazení osoby se přístup změní sám. |
Vlastní | Nastavení snímačů jen pro tuto osobu. Převezme dosavadní stav a dál se upravuje po snímačích. |
Skupina oprávnění | Přebírá nastavení skupiny oprávnění, kterou sdílí více osob. |
Skupiny snímačů | Přístup ze skupin snímačů, které se sčítají. |
Typ změníte takto: klikněte na Upravit oprávnění a pak na tužku v poli Typ přístupu. V okně Změnit typ přístupu vyberte nový typ a potvrďte tlačítkem Přepnout na …. Okno předem upozorní, pokud přepnutím zanikne dosavadní nastavení.
Při typu Skupiny snímačů tabulka ukazuje všechny skupiny snímačů. Sloupec Přiřazení říká, které má osoba přiřazené. Po kliknutí na řádek se vpravo zobrazí Detail skupiny snímačů s časovými pravidly a identifikací. Skupiny přiřadíte nebo odeberete po kliknutí na Upravit oprávnění.
Při typu Skupina oprávnění vyberete skupinu v poli Skupina oprávnění. Název skupiny u položky Zdroj je odkaz na její detail. Skupiny se spravují v agendách Skupiny snímačů a Skupiny oprávnění.
U typu Vlastní nastavujete přístup po jednotlivých snímačích:
Klikněte na Upravit oprávnění. Tabulka se orámuje a u nadpisu se zobrazí Režim úprav.
Ve stromu HW struktury klikejte na ikony ve sloupcích Přístup a Docházka – přepínají se mezi povoleno a zakázáno. Nastavení uzlu přebírají podřízené snímače (zobrazí se jako „děděné“).
Po kliknutí na název uzlu se vpravo otevře panel s detailem. Tam nastavíte Mód přístupu, Platnost a Identifikaci (např. jen identifikátor, identifikátor a biometrie). Na záložce Historie panelu jsou dřívější změny uzlu.
Počet neuložených změn vidíte u tlačítka Uložit a u štítku Režim úprav – kliknutím na odkaz se otevře jejich přehled. Klikněte na Uložit, nebo změny zahoďte tlačítkem Zrušit změny.
Filtrem nad tabulkou zobrazíte jen povolené snímače, snímače s docházkou, vlastní nastavení nebo rozpracované změny. Pole Hledat ve struktuře najde snímač podle názvu nebo cesty. Přepínačem Dlaždice / Tabulka volíte, zda se snímače zobrazí jako karty, nebo jako strom. Dlaždice jsou výchozí u menšího počtu snímačů. Hromadné povolení nebo zákaz celé větve nabízí v režimu úprav menu ⋮ volbou Hromadná úprava. Tlačítkem Možnosti zobrazení nastavíte, které sloupce a značky se v tabulce zobrazí.
Část Identifikátory ukazuje karty, eCard a vstupní kód osoby. Přepínač Přehled / Seznam volí zobrazení karet nebo tabulky. Filtr Stav a pole Hledat identifikátor pomohou při větším počtu identifikátorů. Hvězdička označuje identifikátor výchozí pro držitele.
Menu identifikátoru (tři tečky) nabízí Upravit, Nastavit jako výchozí, Zablokovat / Odblokovat, Nastavit jako ztracený a Odebrat. U eCard navíc Zobrazit QR kód a Poslat pozvánku k aktivaci. V zobrazení Seznam jde blokovat, nastavit jako ztracené nebo odstranit více identifikátorů najednou.
Klikněte na Nový. Otevře se průvodce Nový identifikátor s kroky Typ identifikátoru → Zadání → Nastavení → Dokončení.
Vyberte typ: Karta, Náhradní karta, eCard, Vstupní kód nebo Otisk.
U karty zvolte, jak ji zadáte:
USB čtečka – přiložíte kartu ke čtečce připojené k počítači přes Aktion eDevice.
Snímač zařízení – vyberete snímač docházkového nebo přístupového terminálu, kliknete na Zahájit načtení a kartu přiložíte k němu.
Vybrat z Událostí HW zařízení – vyberete kartu z nedávných událostí „Neznámá karta“, tedy kartu, kterou někdo přiložil a systém ji neznal.
Ručně – vyberete Nepřiřazenou kartu z evidence, nebo opíšete Číslo identifikátoru (HEX) či (DEC).
Klikněte na Pokračovat. Pokud evidence kartu už zná, průvodce řekne, zda je volná, ztracená, nebo patří jinému držiteli, a nabídne další postup.
V kroku Nastavení zkontrolujte Evidenční číslo, vyberte Technologii a vyplňte platnost. Podle potřeby zapněte Bezpečnostní kartu, Offline kartu nebo Výchozí pro držitele.
Klikněte na Uložit a průvodce zavřete tlačítkem Hotovo.
eCard je identifikátor v mobilní aplikaci Aktion eCard. V průvodci zvolte typ eCard a způsob zadávání:
Zadat ID zařízení – uživatel vám sdělí šestimístné ID ze své aplikace (Nastavení → ID zařízení) a eCard se rovnou aktivuje.
ID zařízení zadá uživatel sám – eCard vytvoříte neaktivní. Uživatel si ji aktivuje sám v eNextu volbou Aktivovat eCard v menu svého účtu. Pozvánku s odkazem mu můžete poslat e-mailem.
Ve spodní části okna vidíte čerpání licence eCard. eCard můžete vytvořit i hromadně ze seznamu osob tlačítkem Vytvořit eCard.
Typ Vstupní kód slouží k zadání šestimístného kódu pro terminály s klávesnicí. Kód zadáte dvakrát. Osoba může mít jen jeden vstupní kód.
V části Biometrie je karta Otisky prstů s počtem otisků. V jejím menu zvolte Přidat otisk. Otevře se průvodce s obrázkem rukou: vyberete prst a přikládáte ho opakovaně na čtečku otisků, dokud průvodce nenasbírá potřebný počet snímků. Kvalitu otisku průvodce zobrazí v procentech. Přepínačem Bezpečnostní otisk označíte otisk pro tísňové situace (nejvýše 2 na osobu). Všechny otisky smažete volbou Smazat všechny otisky.
Karta Obličej (Face ID) zatím jen ukazuje, zda je obličej zadán. Správa obličeje bude dostupná v další verzi.
Podzáložka Průchody ukazuje nejvýše 20 posledních průchodů osoby za poslední rok: čas, snímač, událost, směr, identifikátor a výsledek (Povoleno / Zamítnuto). Odkaz Otevřít úplnou historii vede do agendy Události HW zařízení. Na tuto podzáložku vede i akce Poslední průchody v seznamu osob.
Bez oprávnění na agendu Přijatá data se zobrazí jen průchody z docházky.
Podzáložka se zobrazí jen s licencí na podmíněné přístupy. Společný průchod se nastavuje pro dvojici osoba a vozidlo – osoba projede jen spolu s vybraným vozidlem.
Klikněte na Vybrat vozidlo a vozidlo vyberte.
Klikněte na Upravit společné průchody a ve sloupci Společný průchod povolte snímače.
Změny uložte.
Vozidlo změníte tlačítkem Změnit vozidlo a odeberete tlačítkem Odebrat.
Docházkový předpis určuje, podle jakých pravidel se osobě počítá docházka – typ zaměstnání, model pracovní doby, šablonu kalendáře a místní kalendář.
Na záložce Docházka klikněte v části Docházkové předpisy na Přidat.
V okně Přidat docházkový předpis vyberte Docházkový předpis. Typ zaměstnání, model pracovní doby, šablona a místní kalendář se doplní z předpisu.
Vyplňte Platnost od, případně Platnost do.
Klikněte na Přidat.
Volba Ukončit předchozí (zapnutá ve výchozím stavu) ukončí dosavadní předpis den před začátkem nového. Smazat novější odstraní předpisy, které začínají po novém předpisu.
Pokud osoba potřebuje odlišná pravidla, zapněte přepínač Vlastní a parametry vyberte jednotlivě.
Po přidání se nahoře zobrazí Dnešní souhrn (graf odpracovaných hodin v měsíci, plánovaná směna, pohotovost a akce) a Nastavení docházky s aktuálním předpisem. U předpisu v tabulce můžete v kontextovém menu změnit platnost, u vlastního předpisu i jednotlivé parametry. Předpis odeberete tlačítkem Odebrat.
Na záložce Stravování nastavíte kategorii strávníka a můžete za osobu objednat jídlo.
V části Kategorie strávníka klikněte na Přidat.
Vyberte Kategorii strávníka a vyplňte Platnost od, případně Platnost do.
Klikněte na Přidat. Volby Ukončit předchozí a Smazat novější fungují stejně jako u docházkového předpisu.
Nahoře se pak zobrazí Aktuální stav konta a Nastavení strávníka s platnou kategorií. Platnost kategorie změníte v jejím kontextovém menu, kategorii odeberete tlačítkem Odebrat.
V části Objednávka vyberete den a výdejnu a objednáte jídlo za osobu. Tlačítko Nabídky z burzy ukáže jídla nabízená na burze. Objednávání podrobně popisuje článek Objednávka jídla.
Záložka ukazuje povinná školení osoby a jejich stav, Nejbližší události a Nejbližší konec platnosti. Přepínačem Přehled / Seznam volíte zobrazení. Tlačítkem Nový požadavek přidáte osobě kvalifikační požadavek. U školení s vypsaným termínem osobu přihlásíte na termín. Podrobnosti najdete v článcích Školení a Kvalifikační požadavky.
